Как работают онлайн-кассы. Принцип работы кассира
Организации и предприниматели, предоставляющие услуги и реализующие товары, с 2017 года должны использовать в своей работе контрольно-кассовую технику (ККТ). Правила ее использования и требования к ней описаны в статьях Федерального закона №54-ФЗ. При отсутствии следования этим правилам и требованиям представители бизнеса будут привлечены к административной ответственности (предупреждение, штраф, отстранение от деятельности).
В связи с этим, у многих начинающих предпринимателей возникают вопросы о том, как работают онлайн-кассы и как правильно работать с ними. Ответы на эти вопросы позволяют в дальнейшем избежать неточностей в применении ККТ и осуществлять коммерческую деятельность в рамках существующего законодательства.
Особенности онлайн-кассы
Контрольно-кассовая техника до выхода поправок в Федеральный закон №54-ФЗ уже применялась некоторыми представителями бизнеса, что происходило на добровольной основе Однако она значительно отличалась от современных онлайн-касс, которые сегодня обязаны использовать ИП и ООО при расчетных операциях.
Старые кассовые аппараты были оснащены ЭКЛЗ и не могли подключаться к сети Интернет. ЭКЛЗ – электронная контрольная лента защищенная – записывала кассовые операции и служила на протяжении 13 месяцев. По истечению этого срока предприниматель вызывал мастера, который заменял старую ленту на новую. Затем предпринимателю предстояло передать сведения извлеченной ЭКЛЗ в ФНС. Вся эта процедура занимала значительное количество времени, что нередко вызывало трудности. Помимо этого, ЭКЛЗ не давала гарантии, что данные на ней на 100% достоверные. Во-первых, ЭКЛЗ не могла шифровать их. Во-вторых, продавец, как и сам предприниматель, легко могли провести товар мимо кассы.
Новые онлайн-кассы имеют постоянный выход в Интернет и оснащены ФН (фискальным накопителем). Срок действия ФН варьируется, в зависимости от типа устройств. Раньше применялись ФН на 12, 15 и 36 месяцев. Сейчас кассы оснащены толь ФН на 15 или ФН на 36 месяцев.
Фискальный накопитель, как и ЭКЛЗ, записывает осуществляемые кассой операции, однако он также обрабатывает их, шифрует и направляет ОФД. Всё это способствует безошибочной записи и проверке данных, которые защищены от сторонних вмешательств. Кроме того, при осуществлении расчетных операций кассовый аппарат нового образца, записывая на ФН поступающие сведения, формирует фискальный документ (он же – чек), который подтверждает факт совершенной покупки. Этот документ хранится на ФН и у ОФД в электронном виде и передается в налоговую службу, что упрощает процесс взаимодействия предпринимателя с налоговой.
Таким образом, онлайн-кассы выполняют следующие функции:
- регистрация кассовых операций
- сохранение данных о кассовых операциях
- обработка и шифровка данных
- передача данных ОФД и ФНС
- формирование фискальных документов
Алгоритм работы онлайн-касс
1. ФН записывает сведения об осуществляемой онлайн-кассой операции
2. ФН обрабатывает полученные сведения и зашифровывает их
3. ФН формирует фискальный документ, свидетельствующий об осуществлении кассовой операции
4. Онлайн-касса отправляет фискальный документ ОФД
5. Онлайн-касса распечатывает фискальный документ
6. ОФД отправляет ФН уведомление о получении фискального документа
7. ОФД обрабатывает сведения фискального документа
8. ОФД отправляет проверенный фискальный документ ФНС
Принцип работы кассиры
С обязательным внедрением кассовых аппаратов работа кассира стала на несколько порядков проще, а осуществляется теперь качественнее и быстрее. Причина тому кроется в автоматизации кассовой зоны. Зачастую кассиру даже не нужно запоминать каждую номенклатурную позицию, достаточно навести на штрихкод товара сканер или ввести номер артикула в базу данных. Кассир может теперь не высчитывать сумму покупки, что в разы сокращает число ошибок. При этом времени на обслуживание клиента затрачивается меньше, благодаря чему средние и большие магазины не имеют проблем с очередями.
Принцип работы кассира при использовании онлайн-кассы сводится к следующему:
1. Кассир вбивает в кассовую программу (вручную или с помощью сканера штрихкода) данные о приобретаемых покупателем товарах
2. Кассир озвучивает сумму покупки
3. Кассир рассчитывает покупателя, заводя данные о покупке в онлайн-кассу
4. Онлайн-касса формирует чек, который выдается кассиром покупателю
5. По желанию покупателя, кассир отправляет ему электронный вариант чека по номеру телефона или по адресу электронной почты
Кроме того, в начале и в конце смены кассир формирует с помощью онлайн-кассы соответствующие отчеты, которые так же, как и чеки, являются фискальными документами. Данные об этих отчетах отправляют ОФД и ФНС.
Одна смена не может длиться более 24 часов, потому, если в течение этого времени кассир не сформирует отчет о закрытии смены, через 24 часа касса прекратит свою работу.
