Как работать, если сломалась онлайн-касса

Работа с кассовыми аппаратами становится неотъемлемой частью осуществления расчетных операций. Магазины, предприятия услуг, заведения общепита от мала до велика используют данное устройство согласно требованиям Федерального закона № 54-ФЗ, который не просто описывает порядок работы с контрольно-кассовой техникой, но и обязывает каждый бизнес, за некоторым исключением, применять ККТ в своей деятельности. Однако бывают моменты, когда по объективным причинам работа с кассовым аппаратом представляется невозможной. Что же в таком случае делать кассиру и какие меры ему следует предпринять, чтобы не вызвать вопросов со стороны контролирующих органов?

Законом Российской Федерации установлен запрет на осуществление торговой деятельности (будь то продажа товаров или продажа услуг) без использования онлайн-кассы. Таким образом, если возникла такая внештатная ситуация, как поломка аппарата, кассиру следует приостановить обслуживание клиентов до момента возвращения онлайн-кассы в рабочее состояние. Однако, если онлайн-касса не сломана, а лишь потеряла связь с интернетом, то кассир может продолжать проводить покупку товаров или услуг. Касса сохранит все данные об операциях на ФН и отправит их сразу же, как только возобновится связь с интернетом. Но бывают и другие причины, из-за которых касса не выполняет все свои функции, и кассиру приходится искать эти причины и решать их, чтобы продолжить работу с клиентами.

Отсутствие интернет-соединения

Проблемы с подключением к сети являются наиболее частыми причинами сбоев в работе ККТ, потому она предусмотрена не только законодательством, но и производителями. Эта предусмотрительность заключается в том, что при отсутствии интернет-заключения фискальный накопитель (записывающее электронное устройство онлайн-кассы) продолжает регистрировать все осуществляемые кассой операции. Как только происходит подключение к сети Интернет, ФН автоматически отправляет сохраненные данные ОФД.

Таким образом, кассиру не нужно прекращать работу, если «отвалился» интернет. Он в том же порядке может обслуживать клиентов, проводить расчеты, принимать платеж и выдавать чеки, поскольку кассовый аппарат исправен. Однако работа в подобном режиме может осуществляться лишь на протяжении 30 дней. По истечении этого срока, если передача данных не возобновится, касса будет заблокирована.

Отсутствие электричества

Тоже нередкая причина сбоев в работе ККТ, которая может повлиять как интернет-соединение, так и на общую работу кассы, например, если касса работает от электросети. Обратить внимание на данный момент предпринимателю или руководителю бизнеса стоит еще при выборе и покупке устройства. Если известно, что в магазине бывают проблемы с электричеством, лучше сразу приобрести онлайн-кассу со встроенным аккумулятором, который обеспечит бесперебойную работу в течение нескольких часов.

При выходе онлайн-кассы из строя по причине отключения электричества необходимо прекратить обслуживание клиентов, оповестить ОФД и сотрудников налоговой службы о данном факте. Происходит это следующим образом:

• Составление пояснительного письма в адрес ОФД с объяснением причин отключения ККТ.
• Получение письменного уведомления о прекращении электроснабжения в определенный промежуток времени от поставщика услуг.
• Составление чека коррекции и отправка чека в ОФД.

Некоторым организациям, например, аптеке, разрешено не прерывать работу торговой точки при отсутствии электричества. В таком случае они должны фиксировать каждую покупку в кассовом журнале, а после сформировать по этим данным чеки в кассе.

Технические поломки ККТ

Если онлайн-касса вышла из строя по техническим причинам, кассир должен немедленно прекратить работу. В случае осуществления расчетов без ККТ руководство торгового предприятия будет привлечено к административной ответственности и будет вынуждено оплатить штраф в размере, равном 25-100% от выручки, полученной во время продаж без кассового аппарата, в зависимости от формы бизнеса. Если подобное правонарушение повторится, то деятельность предприятия может быть приостановлена на 90 суток.

Все, что может сделать в данной ситуации кассир, – это сообщить о возникшей проблеме руководству и IT-специалистам, если таковые работают на предприятии. Пытаться отремонтировать кассу самостоятельно не стоит. Во-первых, из этой попытки все равно ничего не выйдет. Во-вторых, в ходе непрофессионального ремонта могут возникнуть дополнительные проблемы с работой устройства. В-третьих, кассир может нарушить целостность пломбы, что исключает возможность гарантийного ремонта.

Блокировка кассы из-за чековой ленты

На работу онлайн-кассы влияет и чековая ленты. При ее отсутствии, неправильной установке или дефектах касса может выдать ошибку или прекратить свою работу. Если касса заблокировалась, ее работа возобновится после замены или переустановки ленты и включения опции «Продолжить печать». Продолжать обслуживание клиенты с использованием ККТ без чековой ленты нельзя.

Блокировка фискального накопителя

Каждая кассовая смена торгового предприятия должна сопровождаться формированием двух отчетов. Первый формируется с помощью кассы при открытии смены, второй – при закрытии. При этом важно, чтобы одна смена длилась не более 24 часов, в противном случае ФН онлайн-кассы будет заблокирован, а руководство предприятия будет привлечено к административной ответственности.

Решение данной проблемы является ее предупреждением, то есть кассирам в обязательном порядке нужно формировать отчеты в начале и конце смены.