Пять рекомендаций по подбору онлайн кассы
На что обратить внимание при покупке онлайн кассы?
Это самый распространенный вопрос, который приходится решать всем ИП и организациям после вступления в законную силу ФЗ№54. Иногда предприниматели сталкиваются с серьезными препятствиями еще до открытия, ведь оборудование стоит немалых денег: покупка онлайн кассы, постановка ее на налоговый учет, заключение договора с оператором фискальных данных, настройка и обучение персонала. А чтобы не понести дополнительные убытки из-за простоя, необходимо чтобы вся техника работала корректно и быстро, ведь торговля без кассового аппарата запрещена законом и повлечет за собой штрафные санкции от налоговой. Мы провели опрос наших клиентов из разных сфер бизнеса и подготовили для вас несколько советов по покупке онлайн оборудования, исходя из их опыта работы. Учитывая эти рекомендации, вы сможете подобрать наиболее подходящий вариант именно для вашего бизнеса.
Рекомендация 1: касса в зависимости от масштаба бизнеса
Одной из главных характеристик оборудования, на которую необходимо обратить внимание при выборе является количество чеков, проводимых через кассу за день. Также, играет роль и размер вашего бизнеса, в зависимости от этого вы можете приобрести обычную мобильную онлайн кассу, новейший сенсорный smart-терминал, кнопочный аппарат, фискальный регистратор, либо POS-систему.
Для большого бизнеса мы всегда рекомендуем сразу покупать полноценную POS-систему. Не стоит слишком сильно экономить на модернизации расчетного процесса, это повлечет образование огромных очередей, и многие клиенты не вернутся к вам. Основной элемент в POS-системе — мощный компьютер с количеством USB-разъемов, достаточным для подключения всего периферийного оборудования, фискальный регистратор с высокими показателями скорости печати чека и программируемая клавиатура. Если вы планируете принимать оплату по картам, следует также заранее купить банковский терминал, ведь покупатели в большинстве своем предпочитают рассчитываться безналичным способом.
Для малого и среднего бизнеса в случае большой проходимости клиентов за смену. В подобном случае мы также рекомендуем купить полноценную POS-систему. Однако если сразу нет такой возможности, вы можете приобрести не такую сложную и дорогостоящую технику, при этом экономить на фискальном регистраторе не стоит, чтобы не было больших очередей. Решающим моментом при такой ситуации является высокая скорость печати чека, также немаловажен большой резерв печатающей головки. Мы рекомендуем пристально смотреть на эти показатели при покупке онлайн кассы. Еще можете присмотреться к моделям со встроенным автоотрезчиком, потому что его наличие сокращает время обслуживания каждого покупателя.
Для малого бизнеса и торговых предприятий. Какое оборудование купить для небольшого магазина? Владельцу такого магазина можно купить простой smart-терминал, либо обычную онлайн кассу, если в них можно вносить большое количество товарных позиций. Вам должно быть удобно заносить в базу товарные позиции и корректировать цены, создавать отчеты и анализировать данные. Некоторые производители ККТ делают платное ПО для определенных моделей касс, поэтому чтобы избежать незапланированных затрат в будущем, стоит уточнить о возможных дополнительных платежах еще на этапе выбора кассы. Если вы торгуете подакцизным товаром, рекомендуем обратить внимание, что не все онлайн-кассы поддерживают работу с ЕГАИС, а это особенно важно для тех, кто продает алкогольную и табачную продукцию. Также, не все оборудование можно подключить к программе учета товаров.
Небольшие фирмы и заведения общественного питания. Если вы владелец небольшой фирмы или предприятия общественного питания, мы советуем обратить внимание на smart-терминалы с большим, удобным дисплеем. Заводы-производители уделяют большое внимание разработке оборудования специально для этих сфер бизнеса и это вполне обоснованно. Основной задачей подобной техники является облегчение работы сотрудников, этого можно добиться посредством понятного интерфейса и легкости использования, также, в smart-терминалах можно настраивать кнопки быстрого доступа для поиска нужных товаров. В моменты большого скопления посетителей ваш сотрудник, официант, бармен может допустить ошибку, что приведет к убыткам, современные smart-терминалы помогут свести к минимуму человеческий фактор. Еще оборудование подобного типа может распечатывать чеки на широкой ленте, таким образом вы сможете информировать клиентов об акциях и скидках. Одним из главных достоинств терминалов является возможность работы в системе ЕГАИС, а значит с их помощью вы сможете продавать алкоголь.
Небольшая фирма и выездная торговля (в том числе доставка). Владельцам этих сфер деятельности мы рекомендуем рассматривать исключительно легкие, маленькие мобильные кассовые аппараты. Немаловажной особенностью подобных аппаратов является наличие встроенного банковского терминала, это позволит вашим клиентам оплатить заказ картой, если это устройство не встроено в кассу, его можно приобрести отдельно. При выборе мобильной онлайн-кассы обратите внимание на емкость аккумулятора, ведь она должна обходиться долгое время без подзарядки. Также ваше новое оборудование должно иметь возможность выходить в интернет с помощью сим-карты, а не только через wi-fi.
Рекомендация 2: Поддержка систем Меркурий, ЕГАИС и маркировки
Если вы продаете алкогольную продукцию. В таком случае мы рекомендуем покупать кассовый аппарат с поддержкой системы ЕГАИС. При выборе модели изучите все ее функциональные возможности и проверьте удобно ли ей пользоваться. Есть модели, которые выпускаются производителем с уже встроенной возможностью работать в ЕГАИС, для других касс понадобиться оплачивать и устанавливать специальное приложение для работы с алкоголем, для третьей группы касс необходимо будет устанавливать универсальный транспортный модуль. Если вы не хотите дополнительно платить каждый месяц за приложение, присмотритесь к кассам, которые уже готовы к работе в ЕГАИС.
Вы продаете продовольственные товары животного происхождения (рыба, молоко, яйца, мясо и т.д). Начиная с 2018 года все организации и предприниматели, продающие продукцию, находящуюся под контролем Россельхознадзора должны были зарегистрироваться в системе Меркурий. Избежать этого не удастся, потому что это законодательно установленная обязанность каждого предпринимателя и организации. Если ваша деятельность предполагает работу во ФГИС Меркурий, мы можем предложить два варианта оборудования: обыкновенный онлайн кассовый аппарат или smart-терминал, поддерживающий систему Меркурий.
Вы продаете товар, подлежащий обязательной маркировке. Если вы уже торгуете товарами, относящимися к этой категории или только планируете это делать, мы рекомендуем вам подойти к проблеме выбора очень серьезно. Дело в том, что у подобного оборудования должно быть специальное ПО, поддерживающее новую систему маркировки товаров. Дело в ом, что еще не все заводы-производители подготовили обновление ПО для работы с новой системой.
Рекомендация 3: кассы для организаций и предпринимателей
В этом пункте мы подробно описали различия касс, подходящих организациям и предпринимателям, и ответили на самые распространенные вопросы наших клиентов. Вы узнаете какое оборудование лучше подойдет для конкретной системы налогообложения, и как зависит стоимость оборудования от системы налогообложения.
Различия между кассами для юридических лиц и предпринимателей. Здесь нет никаких сложностей. При выборе оборудования вам необходимо отталкиваться только от сферы вашей деятельности: услуги, продажа товаров, заведение общественного питания и т.д. Также нужно учитывать масштаб вашего бизнеса, количество клиентов за смену и необходимость работы в системах ЕГАИС, Меркурий, маркировки, о чем мы писали ранее.
Как взаимосвязаны кассовый аппарат и система налогообложения. Вы окажетесь совершенно правы, если решите, что система налогообложения не оказывает влияния на выбор кассового аппарата. Однако она скажется на выборе ФН. Просим уделить особое внимание этому вопросу, так как очень часто предприниматели, делая неверный выбор, теряют большие деньги. Может сложиться такая ситуация: вы купили ФН на 36 месяцев, он отработал 15 месяцев и заблокировался. С чем это связано? Дело в том, что есть законодательно установленные нормы для выбора ФН, они различаются в зависимости от сферы вашей деятельности и системы налогообложения. А вот от цены на фискальный накопитель уже будет зависеть и итоговая стоимость кассового аппарата.
Рекомендация 4: Узнайте про все скрытые платежи
Приобретение дорогостоящего оборудования – это очень ответственный шаг. Здесь нельзя доверять деньги поставщикам из Китая или ненадежным интернет-магазинам. Приобретение оборудования связано с большим количеством скрытых рисков, в итоге вы можете заплатить большие деньги за технику, которой не сможете воспользоваться.
На что нужно обратить внимание при покупке:
Существует законодательно установленный перечень моделей онлайн касс, разрешенных к использованию, поэтому при выборе проверьте есть ли интересующая вас касса в этом списке. Еще необходимо проверить ФН. Также, вы можете обратиться в фирму, оказывающую услуги по продаже кассовых аппаратов «под ключ», это поможет сэкономить время и деньги.
Одним из важнейших факторов является грамотно проработанное, корректно работающее ПО и наличие «подводных камней» в виде скрытых на первый взгляд регулярных доплат.
Для того, чтобы ваша касса работала в соответствии с требованиями законодательства, ей необходим выход в интернет. При выборе конкретной модели обратите внимание на возможности подключения аппарата к сети, чтобы в будущем не возникло проблем.
Перед покупкой выясните у продавца как часто аппарат выдает ошибки, нет ли проблем с программным обеспечением и поломкой деталей, обратите внимание на наличие гарантии от производителя.
Уточните ключевые показатели аппарата: запас печатающей головки принтера, в каком формате будет выходить чек, легко ли будет менять рулон чековой ленты.
Некоторые модели касс обладают возможностью подключения к облачным серверам. Это очень удобно, так как через Личный кабинет вы сможете управлять кассой находясь в любом месте в любое удобное время. К тому же таким образом вы сэкономите деньги на приобретении дорогостоящего оборудования для хранения огромной базы данных, это актуально для предпринимателей, у которых большая товарная номенклатура. Если и для вас это актуально, рекомендуем уточнить о возможности подключения к облачным серверам.
Для многих предпринимателей и фирм актуален вопрос интеграции кассового аппарата с системой учета товаров, чтобы была возможность отслеживать остатки товара, создавать необходимые отчеты, проводить анализ работы. Не все модели онлайн оборудования можно связать с удобной для вас товароучетной программой, поэтому перед покупкой уточните есть ли такая возможность у приглянувшейся кассы.
Рекомендация 5: касса для интернет-магазина
Владельцам интернет-магазинов посвящен отдельный пункт нашей статьи. В современном мире даже небольшие магазины стараются вывести торговлю в сеть. Ввиду увеличения числа продавцов, ведущих бизнес таким способом, государство обязало всех предпринимателей оснастить свои интернет-магазины соответствующим оборудованием.
Здесь есть загвоздка, ведь оборудование для подобного магазина должно работать круглосуточно, поэтому его внутренне устройство должно отличаться от касс для обычных магазинов. Значит для интернет-магазина требуется специальная техника. Решающим фактором в этой ситуации выступает способ расчета ваших клиентов. Основываясь на опыте наших клиентов, мы можем предположить, что у вас возникнет необходимость интеграции кассы с сайтом вашего магазина и системой учета товара. Поэтому при выборе онлайн оборудования обратите внимание на то, что касса должна быть разработана специально для торговли в интернет-магазинах.
